Asiakirjoja koskevat lait ja säädökset

TAVOITE: Ymmärtää, miten säädökset ja määräykset säätävät työtä, johon tehtävät asiakirjat liittyvät. Ymmärtää, millaisia asiakirjatuotantoon liittyviä asioita lait ja määräykset ylipäätään säätelevät erilaisissa asiakirjoissa.

MATERIAALIA:
Eläketurvakeskuksen asikirjoihin liittyvät lait ja määräykset
Potilasasiakirjat
Seurakunnan asiakirjat
Hallintolaki
Kirjanpitolaki
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
Laki ajoneuvojen rekisteröinnistä

Lisää voi etsiä esim. erilaisten virastojen sivuilta ja FINLEX laki -tietokannasta.
-------
Esimerkiksi kaupungeilla on asiakirjahallinnon toimintaohje, jonka tarkoituksena on ohjata asiakirjallisen tiedon käsittelyä, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa sekä määritellä arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät sekä asiakirjahallinnon toimijat ja heidän tehtävänsä. Tämä ohjeistus koskee koko henkilökuntaa. Tämän toimintaohjeen lisäksi asiakirjahallinnossa on noudatettava seuraavia lakeja ja määräyksiä

• Arkistolakia (831/1994)
• Asetusta arkistolaitoksesta (832/1994)
• Lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Asetusta viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
• Lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• Henkilötietolakia (523/1999)
• Hallintolakia (434/2003)
• Lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003)
• Lakia vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009)
• Lakia hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016)
• Kuntalakia (410/2015)
• Kaupungin hallintosääntöä
• Suomen kuntaliiton suosituksia
---
TEHTÄVÄ: PADLET (kommentoi kirjoitettuja ja/tai kirjoita, millaisia asioita säädökset ja määräyskset säätävät asiakirjoista, joita sinä käsittelet tai haluaisit käsitellä). Laita nimi tai nimikirjaimesi postauksen yhteyteen.

Näkökulmaksi esitykseesi voit valita tietyn viraston, työpaikka ja/tai jonkin lain. Kirjoita myös lukemasi herättämiä ajatuksia (Esim. yllätys oli..  / en tiennyt, että.. / on hyvä, että...  koska. /  tämä pitää muistaa töissä... koska.  / ei ole totta, että.. / minusta... jne.)

PALAUTUS:
Kirjoita niemelläsi PADLETiin ja linkitä Moodlen palautukseen.

Rekryprosessi kunnassa

TAVOTE: Osaa ja hahmottaa hallinnollisten asioiden käsittelyprosessin. Osaa kuvailla kuvitteellisen case- tapauksen, joka viedään kaupungin hallinnollisen käsittelyprosessin läpi. Osaa ryhmitellä ja nimetä asiakirjat, jotka liittyvät:
a) asian valmisteluun 
b) päätöksen tekoon  
c) täytäntöön panoon.
Tavoitteena on  ymmärtää säilytysaikojen määrittelemisen perusteita.

TEHTÄVÄ: Kirjoita ja keksi (ryhmässä, paretittain tai yksin) kaupungin työpaikan haku case.

Lue sivulta Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteeksi dokumentti LIITE 2.
1. Keksi case ja kuvaa lyhyesti (podcast, kaavio, kuvasarja, video, animaatio, teksti tms) case tapauksen vaiheet pääpiirteittäin.

TÄSMENNÄ TARINA
2. Kuvaa myös päätöksen teko käsittelyyn liittyvät ihmiset ja heidän taustansa lyhyesti; nimi, ikä, sivilisääty, ammatti, koulutus, luonne. ( Piirrä / Tee  henkilögalleria / Ajatuskartta) voit käyttää työkaluna, kynä POPPLET, Word tms. ajatuskartta työkalua OHJE henkilökuvaukseen

3. Kerro kunkin henkilön toiminta liittyen tähän caseen. ESIM. kuka esitteli työtekijätarpeen, missä palaverissa ja miten perusteli, kuka/ketkä tekivät päätöksen, pyydettiikö lausuntoja tai selvityksiä, kuka teki päätöksen, kuka lausunnon jne... prosessi kuvataan vaihe vaiheelta vastaamalla kysymyksiin kuka, mitä, miksi, miten. (esim taulukko, miellekartta tai prosessikaavio)

4. Nimeä kunkin prosessivaiheen asiakirjat. Määrittele kunkin asiakirjan sälytysaika ja säilytsyajan perusteet (esim. taulukko). RYHMITTELE NE  (valmisteluasiakirjat, päätöksentekoasiakirjat, täytääntööpanoasiakirjat)

PALAUTUS: JOKAINEN palauttaa blogiin tai Moodleen verkkotekstinä tai liitetiedostona.

Materiaalia:

VIRKAAN REKRYTOINTI (Kenguru OPH)