Asiakirjoja koskevat lait ja säädökset

TAVOITE: Ymmärtää, miten säädökset ja määräykset säätävät työtä, johon tehtävät asiakirjat liittyvät. Ymmärtää, millaisia asiakirjatuotantoon liittyviä asioita lait ja määräykset ylipäätään säätelevät erilaisissa asiakirjoissa.

MATERIAALIA:
Eläketurvakeskuksen asikirjoihin liittyvät lait ja määräykset
Potilasasiakirjat
Seurakunnan asiakirjat
Hallintolaki
Kirjanpitolaki
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
Laki ajoneuvojen rekisteröinnistä

Lisää voi etsiä esim. erilaisten virastojen sivuilta ja FINLEX laki -tietokannasta.
-------
Esimerkiksi kaupungeilla on asiakirjahallinnon toimintaohje, jonka tarkoituksena on ohjata asiakirjallisen tiedon käsittelyä, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa sekä määritellä arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät sekä asiakirjahallinnon toimijat ja heidän tehtävänsä. Tämä ohjeistus koskee koko henkilökuntaa. Tämän toimintaohjeen lisäksi asiakirjahallinnossa on noudatettava seuraavia lakeja ja määräyksiä

• Arkistolakia (831/1994)
• Asetusta arkistolaitoksesta (832/1994)
• Lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Asetusta viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
• Lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• Henkilötietolakia (523/1999)
• Hallintolakia (434/2003)
• Lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003)
• Lakia vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009)
• Lakia hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016)
• Kuntalakia (410/2015)
• Kaupungin hallintosääntöä
• Suomen kuntaliiton suosituksia
---
TEHTÄVÄ: PADLET (kommentoi kirjoitettuja ja/tai kirjoita, millaisia asioita säädökset ja määräyskset säätävät asiakirjoista, joita sinä käsittelet tai haluaisit käsitellä). Laita nimi tai nimikirjaimesi postauksen yhteyteen.

Näkökulmaksi esitykseesi voit valita tietyn viraston, työpaikka ja/tai jonkin lain. Kirjoita myös lukemasi herättämiä ajatuksia (Esim. yllätys oli..  / en tiennyt, että.. / on hyvä, että...  koska. /  tämä pitää muistaa töissä... koska.  / ei ole totta, että.. / minusta... jne.)

PALAUTUS:
Kirjoita niemelläsi PADLETiin ja linkitä Moodlen palautukseen.

Henkilörekisteri

TAVOITE: Ymmärtää, mikä on henkilörekisteri. Osaa suunnitella ja totetuttaa pienimuotoisen henkilörekisteritietokannan. Osaa ylläpitää annettujen vaatimusten peruteella. Osaa laatia monisivuisen dokumentien, jossa kuvaa tietokannanrakennetta, sisältöä ja ylläpitoa. Osaa huomioida totutuksessa henkilötietolain. Osaa laatia rekisteri-ilmoituksen ja rekisteriselosteen. Osaa suunnitella ja toteuttaa hyödyllisiä raportteja ja kyselyitä tietokantaan, sekä opastaa käyttäjää niiden käytössä.

TEHTÄVÄ:
Suunnittele ja toteuta pienimuotoinen rekisteri, joka toimii tietokantaohjelmalla (Access, MySQL tms).
Laadi rekisteri-ilmoitus (tietosuojavaltuutettulle, etsi valmis lomakepohja)
Laadi rekisteriseloste (vapaamuotoinen tai mallin mukaan).
Laadi rekisterin ylläpitäjälle ohje rekisterin käytöstä (mm. tietoturva, rekisteröidyn tietosuojasta huolehtiminen ja oikeudet, tietojen lisäys, poistaminen ja muokkaus, raportit ja kyselyt jne.)
Laadi asiakkaalle tiedote rekisteristä ja siihen liittyvät ohjeet asiakkaan oikeuksista. Erityiskysymykset (FAQ) - usein kysytyt kysymykset ja vastaukset rekisteristä.

PALAUTUS:
Kokoa ja kirjoita tehtävän toteutuksista ns. monisivuinen asiakirja.
Kansilehti, sisällysluettelo, otsikot, tekstikappaleet, lähdeviittaukset, kuvia ja taulukoita.
Tietokanta, raportteineen yms. joita ole laatinut.
Moodleen asiakirja ja tietokanta.

Sisältö:
Asiakirjassa on henkilötietolain mukaiset perustelut ja rekisterin perustamista, käyttöä ja ylläpitoa koskevat toimet kuvattuna,
Suunnitelmasta ER-kaavio
Toteutuksesta tietokannan rakenne (taulut ja yhteydet).
Käyttöohjeet rekisterin ylläpitäjälle.
Raporttien ja/tai kyselyiden esittely ja merkitys rekisterin käyttäjälle tai organisaatiolle.
Rekisteri-ilmoitus
Rekisteriseloste
Tiedote ja/tai ohje asiakkaalle
FAQ