Kokouskutsu

Tee joukkokirje

TAVOITE: Osaa tehdä joukkokirjeen standardin mukaan sekä osoitetarrat. Osaa käyttää Wordin omia ohjeta apunaan ja etsiä tuekseen myös muita ohjeita.

-----------------

CASE: Iisalmen humppaveikot ry lähettää osoitteellinen kokouskutsu. Kokouksessa saa käyttää puheoikeutta ja äänestää 16 vuotta täyttäneet.

JÄSENREKISTERI  

Lisää myös itsesi jäsenrekisteriin. 

Yhdistyksen osoite on Pohjolantie 33, 74100 Iisalmi, GSM 040 556 6554. Heillä ei ole ikkuna kirjekuoria, joten laita kirjekuorien päälle tarrat. Tarrat ovat kokoa 

------------------

1. Tuo Jäsenrekisterin sisältö Excel taulukkoon. Kukin tieto oman sarakkeeseen. Huolehdi ettei saa ääkköset häviä (Ä:t Ö:t säilyttävät oman ulkoasunsa ja tekstit luettavina). Lisää loppuun omat tietosi. 

Lajittele sukunimen ja etunimen mukaan aakkosiin.  Tallenna!

2. Kirjoita kokouskutus Wordillä (kuva alla). Noudata STADARDIA. Sijoita ylätunnistetidot paikalleen niin, että toistuvat automaattisesti kaikilla sivulla, jos sivuja lisätään (testaa). Laita xx: tilalle oikea vuosi niin, että kokous sijoittuu tulevaisuuteen. Älä laita sivunumerointia lisää toiminnon avulla se toimii joukkokirjeessä väärin.

Sana "Ilmoittautuminen" on samalla rivillä sanan keskiviikko kanssa ja tai sanan jälkeen ei ole rivin vaihtoa vaan, se on toteutettu RIIPPUVALLA sisennuksellä. 

Viimeistele joukkokirjeesi niin, että tulostat jokaiselle jäsenelle pdf:än oma kirjeen. 

• Huolehdi, ettei lopussa ole kirjeitä ilman vastaanottajaa. (ettei tule turhaa paperia tulostettu
• Huolehdi, että kaikki postinumerot ovat etunollineen näkyvissä.
• Huolehdi, ettei kirjeitä lähde jäsenille, joilla ei ole äänestysoikeutta.

SISÄLTÖ:  

3. Tee myös kirjekuoria varten tarrat. Ja tulosta myös ne PDF tiedostoon.

PALAUTUS: 

1. pdf:ään tulostetut kirjeet

2. pdf:ään tulostetu tarrat.

YRITÄ TEHDÄ itse, sitten käyttää apuna Wordin ohjeita ja Microsofitin omia ohjeita.

TARPEEN TULLEN lisäohjeita löydät TÄÄLTÄ. 

ASIAKIRJASTANDARDI JA YLÄTUNNISTE OHJEET 

Joukkokirje

Tee joukkokirje

TEHTÄVÄN ANTO

OHJE:

Luo jäsenrekisteri tästä teksitiedostosta ja tallenna nimellä jasenrekisteri. Tässä malli, huomaa ä:t ja ö:t

Kirjoita osoitteellinen kokouskutus mallin mukaan (ei sarkainkohtia, ei rivinumeroita) Jätä vastaanottajan rivit vielä tyhjäksi: 

Yhdistä asiakirjat joukkokirjeeksi

Valitse osoitetietojen lähteeksi ..aiemmin luotu luettelo siis tallentamasi jasenrekisteri:

Valitse jasenrekisteri -tiedostosta taulukko, joka sisältää jäsentiedot:

Sijoita toiminnolla Lisää ydistämiskentät vastaanottajan kenttätiedot paikoilleen.

Malli sijoittamisesta. Pidä huoli, että otsikko pysyy rivillä 11:

Esikatsella voit tietueita toiminnolla Esikatsele tietueita

Viimeistele joukkokirje kohdasta Viimeistele yhdistäminen,  jonka jälkeen sinulla on tässä tapauksessa yhtämonta sivua kuin on jäseniä rekisterissäsi.

Tarkista vielä kirjeet ennen tulostamista.

Osoitetarrat kutsuille

Tee näille kirjeille myös osoitetarrat toiminnolla. Tarrakoko

Aloita tarrojen tekeminen, tyhjältä sivulta. Valitse osoitetietojen lähteeksi aiemmin luotu tiedosto, joka on edelläkin käytetty jasenreksiteri ja valitse tiedot sisältävä taulu.

Määrittelemällä oikea tarrakoko, mitat saat tarralaatikosta;

Tarrakoko ei ole Wordissä valmiina, joten luodaan Uusi osoitetarra:

Tarkista, että sivujen reunukset vastaavat tarrojen reunusten mittoja (tieto laatikossa):

Lisää yhdistämiskentät kohdalleen:

Päivitä otsikot, niin saat kaikki tarrat:

Lopuksi Viimeistele yhdistämien ja tarkasta ennen tulostamista: