Asiakirjat

TAVOITE: Osaa luoda päätöksentekoon liittyvät asiakirjat. Osaa etsiä asiakirjamallit kirjallisuudeta tai virallisilta sivuilta ja käyttää niitä apuna. Osaa lukea ohjeita säilytysajoista sekä arkistointilaitoksen Kunnallisen asiakirjahallinnan opasta sekä julkishallinnon suosituksia.

TEHTÄVÄ 1.  Luo tehtävässä Rekryprosessi kunnassa kohdassa 3. luettelemasi asiakirjat. Tee muistista tai käytä malleja apunasi.
Malleja löytyy kirjallisuudesta ja esim näiltä sivuilta.
Yritys-Suomen lomakehaku
Suomi.fi sivuston lomakeet
Kunnat.net

TEHTÄVÄ 2.  Laadi asiakirjoille metatiedostot. Vähintään pakolliset. Käytä apunasi:
Arkistointilaitoksen sivuja
Kunnallisen asiakirjahallinnon opas
JHS-suositukset
Kunnat.net



PALAUTUS: Tee tehtävässä 1 ja tehtävässä 2 koostetusta asiakirjoista yhteinäinen monisivuinen pdf, jossa on kansilehti ja sisällysluettelo.

Järjestele dokumentit niin, että ensin on asian VALMISTELUUN liittyvät, sitten PÄÄTÖKSEN TEKOON liittyvt ja viimeisenä TÄYTÄNTÖÖN PANOON liittyvät asiakirjat. Kunkin asiakirjan yhteydessä esitettään liittyvät metatiedot taulukossa mallin mukaan (liite 2).

Linkitä monisivuinen asiakirjasi blogiisi ja kirjoita siihen dokumentin tiivistelmä, joka kuvaa dokumentin sisältöä, ei tehtävän antoa tai tekoprosessia.

Suunnitelma

TAVOITE: Hahmottaa teeman opsiin perustuva sisältö. Suunnitella itselleen opetussuunnitelmien perustella tavoiteet omalle osaamiselleen. Esittää toiveita teeman ohjauksen sisällöksi ja ohjaustavoiksi.

TUTUSTU OPSIEN SISÄLTÖÖN:
MOODLESSA

SUUNNITELMA:
Mitä osaat jo ennestään?
Mitä haluat oppia tai kerrata?
Miten haluat oppia?
Millaiset työmenetelmät tukeva sinua parhaiten oppimisprosessissasi?

Mikäli tuntuu, että osaat aiheeseen liittyvät asiat. Niin hae eHOPSissa tunnistamista, perustele ja laita liitteeksi mahdollinen dokumentti osaamisestasi.

Suunnitelmasi työkaluina ja esitystapana voit käyttää, mitä tahansa esim. Word, Prezi, PowToon, Zoobe, Bubbl, Popplet, ThingLink, Padlet, YouTube, Spreaker, Excel tms.

PALAUTUS: Upota tai laita suunnitelma blogiisi ja postauksen linkki Moodleen.

Rekryprosessi kunnassa

TAVOTE: Osaa ja hahmottaa hallinnollisten asioiden käsittelyprosessin. Osaa kuvailla kuvitteellisen case- tapauksen, joka viedään kaupungin hallinnollisen käsittelyprosessin läpi. Osaa ryhmitellä ja nimetä asiakirjat, jotka liittyvät:
a) asian valmisteluun 
b) päätöksen tekoon  
c) täytäntöön panoon.
Tavoitteena on  ymmärtää säilytysaikojen määrittelemisen perusteita.

TEHTÄVÄ: Kirjoita ja keksi (ryhmässä, paretittain tai yksin) kaupungin työpaikan haku case.

Lue sivulta Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteeksi dokumentti LIITE 2.
1. Keksi case ja kuvaa lyhyesti (podcast, kaavio, kuvasarja, video, animaatio, teksti tms) case tapauksen vaiheet pääpiirteittäin.

TÄSMENNÄ TARINA
2. Kuvaa myös päätöksen teko käsittelyyn liittyvät ihmiset ja heidän taustansa lyhyesti; nimi, ikä, sivilisääty, ammatti, koulutus, luonne. ( Piirrä / Tee  henkilögalleria / Ajatuskartta) voit käyttää työkaluna, kynä POPPLET, Word tms. ajatuskartta työkalua OHJE henkilökuvaukseen

3. Kerro kunkin henkilön toiminta liittyen tähän caseen. ESIM. kuka esitteli työtekijätarpeen, missä palaverissa ja miten perusteli, kuka/ketkä tekivät päätöksen, pyydettiikö lausuntoja tai selvityksiä, kuka teki päätöksen, kuka lausunnon jne... prosessi kuvataan vaihe vaiheelta vastaamalla kysymyksiin kuka, mitä, miksi, miten. (esim taulukko, miellekartta tai prosessikaavio)

4. Nimeä kunkin prosessivaiheen asiakirjat. Määrittele kunkin asiakirjan sälytysaika ja säilytsyajan perusteet (esim. taulukko). RYHMITTELE NE  (valmisteluasiakirjat, päätöksentekoasiakirjat, täytääntööpanoasiakirjat)

PALAUTUS: JOKAINEN palauttaa blogiin tai Moodleen verkkotekstinä tai liitetiedostona.

Materiaalia:

VIRKAAN REKRYTOINTI (Kenguru OPH)

Orientaatio

TAVOTE: Osaa liittää vierailussa esille tulleet asiat ja faktat tämän tutkinnon osan ammattitatovaatimuksiin. Osaa tehdä vierailusta yhteenvedon JHS (julkisen hallinnon suositukset) tietojärjestelmä suositustan näkökulmasta.

TEHTÄVÄ: Tutustu JHS tietojärjestelmä suosituksiin ja muistele vierailua kaupungintalon arkistossa. Kerro miten Iisalmen kaupunki huomioi järjestelmässään ja toiminnasaan alla olevan kuvan korostetut kohdat. Kerro myös omia perusteltuja ajatuksiasi muista vierailun aikana esiin tulleista seikoista.

Ellet ollut vierailulla, selvitä kästteet itsellesi ja haastattele toimistotyöntekijää tuttavapiirissäsi tai koulun toimistossa. Ja tee vastaava tehtävä.

PALAUTUS: Blogiin, videona, äänenä, kuvasarajan tai tekstinä. Linkki Moodleen.

Standardin mukainen asiakirja

TAVOITE: Osaa standardin mukaisen asiakirjan tuottamisen videon keinoin. Osaa ohjeistaa toisten tuottamaan standardin mukaisen asiakirjan. Osaa asetaa asiakirjaan automaattisen numeroinnin. Osaa käyttää ylätunnistetta monisivuisessa asiakirjassa niin, että ylätunniste tiedot toistuvat automaattisesti sivulta toiselle. Osaa rakentaa riippuvan sisennyksen, väliotsikkoa varten. Osaa sijoitaa asiakirjan osat oikein standardin mukaan ja osaa myös asettelun toiselle.

MATERIAALIA: OHJE
Voit käyttää tarvittaessa, myös muuta materiaalia.

TEHTÄVÄ (ryhmä tai yksilötyö) Osoita osaavasi osoitteellisen ja osoitteettoman asiakirjan standardin mukainen asettelu. Osoita hallitsevasi oikeanlaisen ylätunnisteen tekeminen. Osaaminen toteen näytetään tekemällä ohjeet (ohjeiden toteutustekniikka vapaa) blogin. Ohjeet voit tehdä Word:lle tai Google Doc:sille.

Miten standardin mukainen asiakirja tehdään?

VAATIMUKSET:
1. Ylätunnisteen asettelut oikein (asikirjan nimi, numeroinnit, päiväys, lähettäjäntiedot)
2. Automaattinen sivunumerointi ja sivujen määrän laskenta
3. Vastaanottajan tietojen asettelu
4. Viitteen sijoittelu
5. Otsikon sijoittelu
6. Sivuotsikoiden sijoittelu (riippuvasisennys)
7. Allekirjoituksen, tittelin ja nimenselvennyksen sijoittelu

8. Osoitteellisen (sisältää vastaanottajan tiedot) ja osoitteettoman asiakirjan asettelun erot. Osoitteeton asiakirja on sellainen, jota ei lähetetä (esim. essee, muistio, raportti jne..)

PALAUTUS: Upota ohje video blogiin ja palauta postausen linkki!

Kokouskutsu

Tee joukkokirje

TAVOITE: Osaa tehdä joukkokirjeen standardin mukaan sekä osoitetarrat. Osaa käyttää Wordin omia ohjeta apunaan ja etsiä tuekseen myös muita ohjeita.

-----------------

CASE: Iisalmen humppaveikot ry lähettää osoitteellinen kokouskutsu. Kokouksessa saa käyttää puheoikeutta ja äänestää 16 vuotta täyttäneet.

JÄSENREKISTERI  

Lisää myös itsesi jäsenrekisteriin. 

Yhdistyksen osoite on Pohjolantie 33, 74100 Iisalmi, GSM 040 556 6554. Heillä ei ole ikkuna kirjekuoria, joten laita kirjekuorien päälle tarrat. Tarrat ovat kokoa 

------------------

1. Tuo Jäsenrekisterin sisältö Excel taulukkoon. Kukin tieto oman sarakkeeseen. Huolehdi ettei saa ääkköset häviä (Ä:t Ö:t säilyttävät oman ulkoasunsa ja tekstit luettavina). Lisää loppuun omat tietosi. 

Lajittele sukunimen ja etunimen mukaan aakkosiin.  Tallenna!

2. Kirjoita kokouskutus Wordillä (kuva alla). Noudata STADARDIA. Sijoita ylätunnistetidot paikalleen niin, että toistuvat automaattisesti kaikilla sivulla, jos sivuja lisätään (testaa). Laita xx: tilalle oikea vuosi niin, että kokous sijoittuu tulevaisuuteen. Älä laita sivunumerointia lisää toiminnon avulla se toimii joukkokirjeessä väärin.

Sana "Ilmoittautuminen" on samalla rivillä sanan keskiviikko kanssa ja tai sanan jälkeen ei ole rivin vaihtoa vaan, se on toteutettu RIIPPUVALLA sisennuksellä. 

Viimeistele joukkokirjeesi niin, että tulostat jokaiselle jäsenelle pdf:än oma kirjeen. 

• Huolehdi, ettei lopussa ole kirjeitä ilman vastaanottajaa. (ettei tule turhaa paperia tulostettu
• Huolehdi, että kaikki postinumerot ovat etunollineen näkyvissä.
• Huolehdi, ettei kirjeitä lähde jäsenille, joilla ei ole äänestysoikeutta.

SISÄLTÖ:  

3. Tee myös kirjekuoria varten tarrat. Ja tulosta myös ne PDF tiedostoon.

PALAUTUS: 

1. pdf:ään tulostetut kirjeet

2. pdf:ään tulostetu tarrat.

YRITÄ TEHDÄ itse, sitten käyttää apuna Wordin ohjeita ja Microsofitin omia ohjeita.

TARPEEN TULLEN lisäohjeita löydät TÄÄLTÄ. 

ASIAKIRJASTANDARDI JA YLÄTUNNISTE OHJEET 

Tasekirja

Tasekirja

Tasekirja on sidottu kirja, jossa on oltava

• määrämuotoinen tuloslaskelma
• määrämuotoinen tase
• rahoituslaskelma (ei pakollinen pienillä kirjanpitovelvollisilla)
• liitetiedot
• toimintakertomus (ei pakollinen pienillä kirjanpitovelvollisilla ks. alempana Toimintakertomus)
• päiväys ja allekirjoitus
• luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tieto niiden säilytystavoista
• luettelo tositteiden lajeista ja tieto niiden säilytystavoista
• tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (ei pakollinen toiminimessä ja ns. pienessä yhtiössä ks. alempana Tilintarkastus)

Tilinpäätöksen asiakirjojen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Tasekirjan sivut on numeroitava. Tasekirja on aina säilytettävä alkuperäisenä paperilla.

Lähde:  https://taloushallintoliitto.fi/kirjanpidon-abc-mita-jokaisen-tulisi-tietaa-kirjanpidosta/tilikausi-ja-tilinpaatos/tasekirja
Malli

Etsi tasekirja mallit, mallit tasekirjan osista